RFP meeting - Request for Proposal hay tạm dịch ra nghĩa tiếng Việt là yêu cầu proposal. Khi bạn tham gia một RFP meeting cũng là lúc đang bắt đầu một quy trình đấu thầu cho việc tổ chức sự kiện.

Khách hàng có thể thông qua RFP có thể có 5 đánh giá về agency về năng lực công ty, khả năng cung cấp thêm dịch vụ của công ty… Đây cũng là một trong 4 tiêu chí quan trọng để quyết định có lựa chọn agency đó hay là không.

to chuc le khai truong

Nội dung của một bản RFP cơ bản thường chứa đựng những thông tin về khách hàng, đa số thông tin về yêu cầu của họ để làm căn cứ cho agency chuẩn bị một proposal tương ứng.

một vài nội dung về RFP meeting

nhiều công ty lớn ở Việt Nam hiện nay khá chuyên nghiệp, họ chuẩn bị một phương pháp rất chu đáo nên hỗ trợ rất nhiều cho đa số người nhận RFP lĩnh hội thông tin, do đó rất thuận tiện để có thể hoàn thành 4 proposal hoàn chỉnh.

cong ty to chuc su kien tat nien



Tuy nhiên, nhiều công ty vừa và nhỏ lại không chuyên nghiệp và còn mơ hồ về nội dung này. nên khi họ cần tổ chức một sự kiện nào đó thì họ chỉ đơn giản là trình bày một vài thông tin rồi giao phó cho Agency, còn bản thân họ thì dường như hoàn toàn bị động.

Dưới đây là một cấu trúc tương đối thường gặp của một RFP. Tuy nhiên, tùy theo từng event mà bạn có thể chọn nhiều nội dung quan trọng để trình bày trọng tâm hơn, cụ thể là nhiều rủi ro sau:

Công ty mời thầu là ai?

Sản phẩm hoặc dịch vụ đó là gì?

Sau khi thực hiện sự kiện nên đạt được thứ gì?

Thông tin cơ bản về nội dung sự kiện: Mục đích, thời gian, địa điểm mong muốn, số lượng tham gia, đối tượng tham dự mục tiêu...

Ý tưởng, thông điệp nên truyền tải

một vài hoạt động cơ bản cần có

nhiều yêu cầu cơ bản đối với nhà thực hiện

các yêu cầu đặc biệt khác: màu sắc chủ đạo, tiết mục văn nghệ cần nên có, MC cần nên mời, địa điểm cần phải chuẩn bị, 4 tiện ích nên có...

rủi ro truyền thông

Giới hạn ngân sách

Vai trò, công việc của Agency: sẽ cung cấp, tổ chức 4 hạng mục nào trong số 5 hạng mục cần làm ở Event này

Tiêu chuẩn để lựa chọn agency thắng thầu

những khách hàng, chương trình tiêu biểu/ tương tự mà agency/supplier đã làm

Lịch trình: thời hạn (deadline) gởi proposal, ngày present, ngày công bố agency thắng thầu, ngày ký hợp đồng...

Gởi proposal này cho ai, ở đâu

Nếu nên thêm thông tin thì liên hệ ai

trao đổi RFP chuẩn bị cho proposal

Buổi RFP càng chi tiết thì Agency càng chuẩn bị được proposal hoàn chỉnh

RFP có thể được phía Công ty/Agency áp dụng cho Supplier (nhà cung cấp) để khám phá kiếm 6 Supplier có hàng hóa dịch vụ và năng lực cung cấp phù hợp cho sự kiện.