Một buổi họp báo thông thường sẽ nên trải qua một số bước cơ bản là chuẩn bị, chọn địa điểm, mới khách, chuẩn bị tài liệu, làm việc với MC, tập dợt và họp báo chính thức. Cụ thể bạn sẽ phải làm đa số việc như sau:

1. Buổi họp báo về nội dung gì

Mục đích của một số nhà báo khi tham dự một buổi họp báo đó là khám phá kiếm thông tin, do đó bạn hãy đầu tư vào “thông tin” mà bạn cung cấp thêm cho báo giới. Hãy thể hiện cho họ biết rằng nhiều thông tin từ buổi họp báo này là một vài thông tin chính xác nhất. nếu như thông tin của bạn là thông tin về nội dung được một vài người quan tâm thì hãy chuẩn bị hội trường thật chu đáo bởi chắc chắn sẽ nhiều nhà báo tới tham dự sự kiện này đâu.

cong ty to chuc su kien tat nien

2. Buổi họp báo được thực hiện tại đâu

Hiện nay có nhiều lựa chọn cho đơn vị tổ chức lựa chọn, bạn chỉ nên lưu ý đặc điểm về phòng họp báo là nên có không gian, tạo thứ kiện tốt nhất để đa số phóng viên tác nghiệp.

3. Phóng viên khách mời

Thông thường thì khi mời giới truyền thông tham gia họp báo bạn cần đề cao yếu tố trang trọng và súc tích. hoàn chỉnh bạn phải gửi email đến cơ quan báo chí đó trước khoảng 7 đến 10 ngày trước thời gian chính thức diễn ra họp báo để họ không “quên” lời mời của bạn.

cong ty to chuc su kien tat nien

4. Tài liệu cho buổi họp báo

Hãy sắp xếp sao cho thật khoa học và dễ hiểu để đa số nhà báo, phóng viên có thể theo dõi một cách thuận tiện. Nội dung tư liệu có thể bao gồm kế hoạch, hình ảnh, biểu đồ…

5. Làm việc với MC và người diễn thuyết

Bạn nên phải có một chút “kiểm soát” nội dung phát ngôn của một số người này phải bạn cần có một cuộc gặp với các người có bài nói quan trọng, có thể là vài ngày trước khi buổi họp báo bắt đầu.

6. Diễn tập

Diễn tập chính là lúc bạn nhìn thấy, dự phòng đa số bất ổn có thể xảy ra trong mỗi buổi họp báo

7. Buổi họp báo bắt đầu

Mọi thành viên trong ban tổ chức nên có mặt ít nhất một giờ đồng hồ trước khi buổi họp báo bắt đầu. Một lần nữa, bạn nên rà soát mọi hệ thống kỹ thuật, chỗ đứng tác nghiệp, khâu đón tiếp, chỉ dẫn chỗ ngồi, chỗ tác nghiệp cho phóng viên.

Kết thúc buổi họp báo, bạn hãy dành cho giới truyền thông đa số lời cảm ơn chân thành nhất, đồng thời bày tỏ mong muốn được tiếp tục đón tiếp họ trong một vài lần họp báo tiếp theo.